Debida diligencia de clientes, proveedores y contrapartes
No basta con hacerla: hay que poder demostrarla. Compliance ejecuta la verificación y deja el rastro documental completo.
La debida diligencia es el conjunto de verificaciones que una empresa realiza sobre una contraparte antes de vincularla y durante toda la relación comercial. Comprende identificar a la persona o empresa, verificar su información en fuentes públicas y oficiales, evaluar su nivel de riesgo y documentar el proceso. En Colombia es exigible bajo SAGRILAFT, SARLAFT, SIPLAFT y PTEE.
Debida diligencia simplificada
Para contrapartes de bajo riesgo: verificación básica y expedita, sin sobrecargar el proceso comercial.
Debida diligencia ordinaria
El estándar para la mayoría de vinculaciones: identificación, listas, antecedentes y noticias adversas.
Debida diligencia ampliada
Cuando aparece una señal de alerta o la contraparte es de alto riesgo: profundización, beneficiario final y análisis reforzado.
Debida diligencia continua
La verificación no termina en la vinculación. El monitoreo mantiene vigilada a la contraparte durante toda la relación.
¿Cómo funciona?
El proceso, paso a paso
- 01
Defina el nivel
Según el riesgo de la contraparte y su matriz, elija el alcance de la verificación.
- 02
Ejecute la consulta
Una sola búsqueda cubre listas, PEP, antecedentes, procesos y noticias.
- 03
Analice las coincidencias
Descarte falsos positivos y documente el criterio con que lo hizo.
- 04
Archive la evidencia
El informe queda disponible como soporte para auditoría o supervisión.
Características
¿Qué incluye Debida diligencia?
Funcionalidades disponibles en la plataforma para este módulo.
- Cobertura de personas naturales y jurídicas
- Clientes, proveedores, empleados, asociados y contrapartes
- Registro del criterio de descarte de falsos positivos
- Informe exportable por contraparte
- Reevaluación periódica programable
- Integración con el proceso de vinculación existente
¿Dónde encaja?
Validación y debida diligencia, dentro del ciclo
Conocer a una contraparte no es un trámite de entrada: es un ciclo que vuelve a empezar mientras la relación exista. Estas son las seis etapas, y lo que ocurre cuando una de ellas levanta una alerta.
Formulario KYC y KYB
Conocer empieza por preguntar. Formulario en línea para personas y para empresas, con los campos que pide el régimen que le aplica a cada quien.
Registro de datos y documentos
Soportes, autorización de tratamiento de datos y declaración de origen de recursos, guardados con su fecha y con quién los recibió.
Validación y debida diligenciaAquí
Listas vinculantes y sancionatorias, PEP, antecedentes judiciales y disciplinarios y noticias adversas. Debida diligencia ampliada cuando el riesgo lo pide.
Segmentación por factor de riesgo
Contraparte, producto, canal y jurisdicción. De aquí sale con cuánta profundidad y cada cuánto hay que volver sobre esa contraparte.
Monitoreo colaborativo recurrente
Una contraparte no se valida una vez. Revalidación periódica y aviso cuando aparece una coincidencia que antes no estaba.
Actualización de datos
Segmentada por factor de riesgo externo, en tres modalidades: externa, cuando cambia la fuente; operativa, cuando cambia algo de la relación; y recurrente, por calendario. Los datos vuelven al expediente y el ciclo empieza otra vez.
Y vuelve a empezar: la actualización devuelve al paso 1 mientras la relación exista.
Cuando alguna etapa levanta una señal
Alertas LA/FT/FPADM · C/ST
La señal se puede identificar en la validación, en la segmentación o en el monitoreo. Levantada donde sea, queda registrada con su evidencia, su fecha y el criterio que la motivó.
ROS
El reporte de operación sospechosa ante la UIAF lo decide y lo presenta el oficial de cumplimiento. La plataforma reúne la evidencia con la que sustentarlo.
C/ST: corrupción y soborno transnacional, el ámbito del PTEE. Recorrer el ciclo sostiene un sistema de prevención; no sustituye el criterio del oficial de cumplimiento ni sus decisiones de reporte.
¿Necesita ordenar su proceso de debida diligencia?
Le mostramos cómo queda documentado de punta a punta.
Preguntas frecuentes
Sobre Debida diligencia
¿Cada cuánto debe repetirse la debida diligencia?
Depende del nivel de riesgo asignado a la contraparte en su matriz. Las de alto riesgo se reevalúan con mayor frecuencia. El monitoreo continuo complementa la reevaluación periódica avisando cuando algo cambia entre una revisión y otra.
¿Qué diferencia hay entre debida diligencia y conocimiento del cliente?
El conocimiento del cliente (KYC) es la recolección y verificación de la información de identificación. La debida diligencia es el proceso completo: incluye el KYC y añade la evaluación de riesgo, la consulta en fuentes, la decisión y su documentación.
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